6) indiquer à l`Agence le but de la demande (non requis) il n`y a aucune exigence en vertu de la PRA qu`une demande soit dans un format particulier. Il peut être soit oral ou par écrit, et il ya des avantages à chacun. Une demande peut être par mail, fax, email, etc. Les agences sont également encouragées à inclure des formulaires de demande de documents publics sur leurs sites Web, ce qui pourrait être l`avenue la plus commode et la plus efficace. Les demandes plus larges devraient généralement être écrites, car cela mémorise mieux l`interaction avec l`Agence en cas de litige – et fournit un avis sans ambiguïté à l`Agence qu`une demande de PRA a été faite. Avec les demandes orales, souvent l`Agence a été chargé de réduire la demande en écrivant de toute façon et de le vérifier avec le demandeur. Quel que soit le format, il est dans le meilleur intérêt du demandeur de citer effectivement la PRA dans leur demande, bien qu`il ne soit pas nécessaire. Il n`est pas exigé que le demandeur s`identifie ou explique son but pour la demande – il est interdit aux agences de demander (avec une exception limitée). 5) adresser la demande à l`agent des documents publics. Les agences peuvent donner accès à des documents publics de diverses façons, y compris permettre l`inspection, fournir des copies, ou en publiant les dossiers sur son site Web et en dirigeant le demandeur. Le demandeur devrait probablement indiquer la méthode d`accès qu`il préfère dans sa demande initiale, ou demander à l`Agence de fournir une estimation du nombre de dossiers réactifs, puis de décider. Si le demandeur demande des copies des dossiers, l`Agence est autorisée à facturer des frais de copie par défaut de $0,15 par page.
Toutefois, la capacité d`un organisme à facturer un demandeur est extrêmement limitée et il est expressément interdit de facturer un demandeur pour l`inspection, la rédaction ou la préparation à l`inspection. Si le demandeur choisit d`inspecter effectivement les dossiers, l`organisme est tenu de permettre l`inspection ou la copie pendant les «heures d`agent coutumier de l`Agence». Les organismes et les demandeurs sont encouragés à communiquer et à décider d`un moment mutuellement acceptable pour inspecter ou copier des dossiers. Exemples de lettres de demande d`enregistrements – exemple de divers types de lettres de demande d`enregistrement développées par David Cuillier, Université de l`Arizona. 2) Assurez-vous de demander un dossier public «identifiable». 4) identifier les documents publics qui sont demandés – avec une spécificité si possible 9) Rappelez à l`organisme qu`il doit citer une exemption législative spécifique et fournir un registre des privilèges chaque organisme est tenu d`avoir un agent des documents publics désigné en vertu de la RCW 42.56.040 (1) (a). Un organisme d`État doit avoir le nom de cette personne et les coordonnées fournies dans le registre d`État. Toutefois, une agence locale ne doit publier le nom et les coordonnées du fonctionnaire des documents publics que de façon «raisonnablement calculée pour donner un avis au public», par exemple en affichant sur le site Web de l`Agence. Un règlement publié par le code administratif de Washington fournit un avis constructif selon lequel une demande d`enregistrement doit être présentée à un agent des documents publics désigné – l`Agence ne peut pas être tenue de répondre si ce n`est pas le cas. L`ARP ne fait pas de distinction entre les documents papier et électroniques – et l`Agence a le devoir de fournir des documents répondant à une demande de PRA valide sous quelque forme que ce soit. Une Agence n`a pas l`obligation de fournir des copies électroniques de documents papier, ou inversement, bien que la fourniture de tous les documents publics sous forme électronique ait été expressément encouragée aux organismes par l`Assemblée législative.
La copie des enregistrements électroniques tend à être beaucoup plus rapide que le papier, tout comme le processus de rédaction.